Accréditation

Politiques

Les politiques du RCPAQAP sont disponibles sur notre site Web.

Politique de qualité

Politique de santé et de sécurité au travail

Politique de durabilité environnementale

Informations générales

Calendrier

L'onglet Calendrier, fourni dans le portail myQAP, permet aux clients de télécharger les dates d'envoi, d'ouverture et de fermeture de tous les programmes du RCPAQAP.

Cette amélioration permettra aux clients de personnaliser les informations du calendrier et de les télécharger sur leurs calendriers Google, Apple ou Outlook, ou sous forme de fichier CSV. Étant donné que les mises à jour du calendrier d'enquête ne sont pas automatiquement appliquées au fichier CSV téléchargé, nous vous recommandons de télécharger les dates de l'enquête sur votre calendrier de messagerie. Pour plus d'informations, veuillez consulter le Guide d'aide vidéo.

Certificat d'inscription

Une fois votre inscription traitée sur le portail myQAP, une facture sera automatiquement générée. Une fois cette facture réglée en totalité, le certificat d'inscription sera automatiquement envoyé à votre laboratoire. Contactez le RCPAQAP via les demandes dans myQAP si vous avez finalisé votre facture mais n'avez pas reçu votre certificat.

Certificat de participation

Les certificats de participation pour l'année en cours sont disponibles dans le Portail myQAP pour les laboratoires participants à la fin du cycle d'enquête ou de l'année civile. Les enquêtes sont détaillées et indiquent si des réponses ont été renvoyées pour les enquêtes auxquelles les participants étaient inscrits.

Dès réception, vérifiez l'exactitude et l'exhaustivité de votre certificat.

Vos coordonnées

Il incombe à chaque participant de s'assurer que les coordonnées détenues par le RCPAQAP sont à jour. Ces informations sont gérées par les participants ou par votre distributeur régional dans myQAP. Pour garantir que l'accès n'est autorisé qu'aux personnes concernées et que les coordonnées correctes des participants sont conservées, le RCPAQAP a élaboré la politique « Ajouter un contact » suivante :

• Un contact principal existant peut ajouter un nouveau contact participant à l'aide de la fonction « Ajouter un contact » dans le portail.
• Un nouveau contact participant peut être ajouté par un contact participant existant en enregistrant une demande dans le portail et en fournissant les informations suivantes ;
  1. nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et rôle du nouveau contact.
  2. Le(s) participant(s) (inclure la discipline et le numéro de participant) auquel(auxquels le contact doit être associé.
  3. le profil d'accès (complet, limité ou « saisie de résultats uniquement ») à attribuer.

Il est essentiel que le RCPAQAP soit informé de tout contact qui quitte une organisation/un site/un laboratoire afin que le profil de l'utilisateur puisse être dissocié ou désactivé, selon la situation. Ces notifications doivent être reçues par écrit en enregistrant une « demande » dans myQAP. Le non-respect de cette obligation pourrait entraîner une violation de la confidentialité, car la personne aura toujours accès aux informations sur l'organisation/le site/le laboratoire. Le RCPAQAP n'accepte aucune responsabilité pour les utilisateurs qui accèdent toujours à myQAP si le RCPAQAP n'a pas été informé que le contact ne travaille plus pour cette organisation. Si, de l'avis raisonnable du RCPAQAP, l'organisation ne respecte pas l'accord d'utilisation du portail, le RCPAQAP se réserve le droit d'annuler ou de restreindre l'accès à myQAP. Pour consulter l'accord d'utilisation du portail Cliquez ici. Les clients qui ont un distributeur local devront le contacter ou enregistrer une demande d'ajout, de dissociation ou de désactivation d'un contact.

Conditions générales de vente du RCPAQAP

Pour consulter les conditions commerciales, cliquez sur ici.

Politique de confidentialité du RCPAQAP

Si vous avez des questions sur le RCPAQAP et la confidentialité, si vous souhaitez donner votre avis sur cette politique, si vous souhaitez mettre à jour vos données personnelles ou si vous souhaitez accéder aux informations personnelles détenues par le RCPAQAP à votre sujet, veuillez contacter [email protected]. Veuillez cliquer ici pour voir le politique de confidentialité et Politique de cookies.

Droits d'auteur

L'utilisation des documents du RCPAQAP, tels que les documents d'enquête, les images et les rapports, est soumise au droit d'auteur. Le matériel ne peut être reproduit en tout ou en partie à quelque fin que ce soit (y compris les présentations lors de réunions et de conférences), sans l'autorisation écrite préalable du RCPAQAP. L'autorisation doit être demandée par écrit au responsable de la discipline, au président ou au directeur général, mais ne peut être raisonnablement refusée, sauf pour des raisons éthiques ou dans les cas où une incitation financière ou autre est accordée à d'autres. Le RCPAQAP doit être reconnu pour tout matériel reproduit, distribué ou affiché.

Homogénéité et stabilité

Le RCPAQAP s'engage à fournir aux participants un matériel d'essai à la fois homogène et stable et conforme aux ISO/CEI 17043:2010 Évaluation de la conformité – Exigences générales relatives aux essais d'aptitude et ISO 13528:2015 Méthodes statistiques à utiliser dans les essais d'aptitude par comparaison interlaboratoires.

Les échantillons envoyés comme matériel d’essai dans les programmes d’assurance qualité externe sont testés pour leur homogénéité et leur stabilité, sauf lorsque le volume limité ou d’autres facteurs empêchent le RCPAQAP d’effectuer les tests.

Lorsqu’un nouveau programme est introduit, une étude initiale d’homogénéité et de stabilité peut être nécessaire pour établir que le matériel d’essai est à la fois homogène et stable.

Lorsque des tests d’homogénéité et de stabilité sont effectués depuis de nombreuses années, les tests peuvent être réduits, si nécessaire, en utilisant des données historiques et des données sur les participants pour garantir l’homogénéité et la stabilité.

Si le matériel d'essai ne satisfait pas aux critères d'homogénéité et de stabilité, l'échantillon ne sera pas évalué. Cependant, l'échantillon peut toujours être utilisé à des fins pédagogiques, le cas échéant.

Participation aux programmes du RCPAQAP

Les laboratoires participant aux programmes du RCPAQAP reçoivent des éléments de test de compétence et transmettent leurs résultats au RCPAQAP. Les participants reçoivent une notification de l'exactitude de leurs résultats de la part du RCPAQAP après l'évaluation des résultats de tous les participants.

Les participants doivent tester les éléments du test de compétence de la même manière que les échantillons de patients.

• Les éléments du test de compétence doivent être examinés ou testés avec la charge de travail habituelle des patients du laboratoire par le personnel qui effectue régulièrement les tests au laboratoire, en utilisant les méthodes de routine du laboratoire. Le responsable du laboratoire doit attester de l'intégration systématique des éléments du test de compétence dans la charge de travail des patients en utilisant les méthodes de routine du laboratoire ;
• Le participant doit examiner les éléments du test de compétence le même nombre de fois qu’il examine régulièrement les échantillons de patients ;
• Les participants qui examinent les éléments des tests de compétence ne doivent pas s'engager dans des communications interlaboratoires concernant les résultats de ces derniers avant la date de clôture ;
• Les participants ayant plusieurs sites de test ou emplacements distincts ne doivent pas participer à des communications ou des discussions entre sites/emplacements concernant les résultats des échantillons de tests de compétence avant la réception des résultats finaux, à moins qu'il ne s'agisse d'une pratique courante, par exemple des groupes de sous-spécialité au sein d'une organisation d'anatomie pathologique ;
• Le participant ne doit pas envoyer d’éléments de test de compétence ou de parties de ceux-ci à un autre laboratoire pour toute analyse qu’il est accrédité pour effectuer dans son propre laboratoire ;
• Le participant doit conserver une copie de tous les dossiers pour enregistrer les résultats des tests d'aptitude. Cette documentation doit être conservée pendant la durée minimale définie dans les exigences réglementaires locales.

Responsabilités des participants

• Les participants ont l’obligation de s’inscrire et de retourner tous les résultats pour les modules appropriés.
• Le RCPAQAP évalue les performances des laboratoires participants en les comparant à celles des laboratoires participants. Le programme ne permet pas la falsification ou la collusion des résultats de l'enquête. Il est rappelé aux participants de traiter les échantillons de l'enquête aussi étroitement que possible que les échantillons des patients.
• Les informations contenues dans les rapports sont soumises à des droits d'auteur stricts et ne doivent pas être utilisées sans autorisation. Les informations ne peuvent être reproduites en tout ou en partie à quelque fin que ce soit (y compris les présentations lors de réunions et de conférences), sans l'autorisation écrite préalable du RCPAQAP. L'autorisation doit être demandée par écrit au chef de section ou au responsable du RCPAQAP concerné et ne sera pas refusée sans motif raisonnable. Le participant doit mentionner le RCPAQAP dans toute publication où la propriété intellectuelle du RCPAQAP a été utilisée ou citée. Le participant doit fournir au RCPAQAP une copie de toute publication dans laquelle des données sont utilisées ou citées.
• Les participants sont toujours responsables de leurs propres politiques, décisions et résultats. Le RCPAQAP n’est pas un organisme de réglementation, mais nous espérons partager l’éducation, l’intérêt et les connaissances. L’interaction, la communication et la cohérence sont les clés de notre succès en tant que prestataires de services.
• Les participants doivent vérifier les rapports dès leur réception. Si un rapport est incorrect ou si vous avez des questions concernant les résultats, contactez le RCPAQAP via le Portail myQAP Tout problème nécessitant des éclaircissements sera transmis au président ou au comité consultatif compétent du RCPAQAP.
• Maintenez votre adresse et vos coordonnées à jour, reportez-vous à Vos coordonnées dans ce manuel.

Matériel d'enquête/éléments de test de compétence du RCPAQAP

De nombreux pays exigent que le destinataire des éléments de test de compétence du RCPAQAP dispose d'un permis d'importation.

Il est de la responsabilité du participant ou du distributeur régional de vérifier auprès de ses autorités locales s’ils ont besoin d’un permis d’importation.

Les articles de test de compétence seront expédiés selon la date indiquée sur le calendrier d'expédition. Les participants doivent s'assurer qu'ils disposent d'un permis d'importation valide pour cette période. Si les articles de test de compétence sont retardés pendant le transport, leur intégrité ne peut être garantie et aucun remboursement ne sera accordé pour les articles de test de compétence qui ont péri en raison de retards de dédouanement associés à l'absence d'un permis d'importation valide.

Les droits d'importation, taxes et frais ne sont pas inclus dans le prix d'inscription et d'expédition. Ces frais sont à la charge du participant.

Emballage des articles de test de compétence du RCPAQAP

Tous les envois sont conformes aux réglementations du gouvernement australien, de l'Association du transport aérien international (IATA) et de l'Organisation de l'aviation civile internationale (OACI) et toute la documentation nécessaire est incluse avec chaque envoi.

La plupart des articles de test de compétence expédiés par le RCPAQAP sont classés comme « échantillons humains exemptés » et l'emballage est marqué en conséquence.

Le reste des expéditions est classé comme Substances biologiques UN3373, Catégorie B, à l'exception des tests de compétence en biosécurité du RCPAQAP, ceux-ci sont classés comme UN2814, Substances infectieuses affectant les humains et/ou UN3172, Toxines, extraites de sources vivantes, liquides ou non spécifiées ailleurs.

Certaines expéditions peuvent nécessiter de la glace sèche UN1845, ceci est indiqué dans le catalogue des produits.

Étiquetage des éléments du test de compétence du RCPAQAP

Tous les éléments du test de compétence du RCPAQAP sont étiquetés avec des identifiants uniques pour garantir que les participants sélectionnent l'élément de test de compétence approprié pour le bon événement de test.

Les éléments de test de compétence qui sont stockés congelés avant la date d'ouverture de l'enquête sont étiquetés avec des étiquettes cryogéniques à transfert thermique qui offrent des propriétés d'adhérence de qualité supérieure à basse température.

À l'arrivée des éléments du test de compétence du RCPAQAP

À la réception des éléments de test de compétence du RCPAQAP, vérifiez le contenu de chaque boîte d'expédition pour vous assurer que tous les matériaux requis ont été reçus et qu'aucun élément de test de compétence n'a été endommagé pendant le transport.

Si vous ne parvenez pas à localiser un élément de test de compétence attendu dans le carton d'expédition ou si les éléments de test de compétence ont été reçus endommagés, veuillez contacter immédiatement le RCPAQAP via myQAP ou votre distributeur régional. Si vous ne notifiez pas immédiatement au RCPAQAP une livraison d'élément de test de compétence incomplète ou incorrecte, votre organisation peut ne pas participer au test de compétence en raison de la souscription complète de l'élément de test de compétence.

Après avoir inspecté le contenu du carton d'expédition, analysez si l'enquête est déjà ouverte dès que possible, ou stockez les éléments du test de compétence comme indiqué dans les instructions de l'enquête jusqu'à la date d'ouverture de l'enquête.

Gestion des éléments du test de compétence du RCPAQAP

Les matériaux de test de compétence du RCPAQAP utilisés dans les programmes de discipline du RCPAQAP peuvent contenir des matières potentiellement infectieuses d'origine humaine ou infectieuses, y compris des organismes du groupe de risque 2 de l'OMS. Aucune méthode de test connue ne peut offrir une assurance complète que les produits dérivés de micro-organismes inactivés et/ou de sources humaines ne transmettront pas d'infection.

Instructions complètes sur le Manipulation des matériaux d'essais de compétence du RCPAQAP

Fiches de données de sécurité pour les éléments de test de compétence du RCPAQAP

Une fiche de données de sécurité (FDS) est un document qui fournit des informations sur les propriétés des produits chimiques dangereux, sur leur impact sur la santé et la sécurité sur le lieu de travail et sur la manière de gérer les produits chimiques dangereux sur le lieu de travail. Par exemple, elle comprend des informations sur l'identité, les dangers pour la santé et les dangers physicochimiques, la manipulation et le stockage en toute sécurité, les procédures d'urgence et les considérations relatives à l'élimination.

Fiches de données de sécurité (FDS) pour la maîtrise du RCPAQAP sont disponibles sur notre site Web dans la section produit de chaque discipline.

Stockage des éléments du test de compétence RCPAQAP

S'ils ne sont pas analysés à la réception, les éléments du test de compétence du RCPAQAP doivent être stockés aux conditions de température requises, comme indiqué dans les instructions de l'enquête, jusqu'à la date d'ouverture de l'enquête. De plus amples détails concernant les programmes individuels sont disponibles sur notre site Web.

Test des éléments du test de compétence RCPAQAP

Si nécessaire, une analyse préalable des éléments du test de compétence du RCPAQAP a été réalisée pour évaluer les résultats cibles/attendus avant l'envoi aux participants.

Les instructions d'enquête pour l'analyse des éléments du test de compétence du RCPAQAP, spécifiques au programme, sont disponibles dans l'onglet Saisie des résultats du portail myQAP.

Restitution du matériel d'enquête

Pour certains programmes, la soumission de lames colorées ou d'extraits d'ADN est obligatoire. Le RCPAQAP ne fournit pas d'enveloppes de retour pour ces soumissions. Le coût et le choix du transporteur pour le retour sont à la discrétion du participant.

Il est recommandé d'emballer les diapositives techniques de manière appropriée afin d'éviter qu'elles ne soient endommagées pendant le transport. Dans la plupart des cas, l'enveloppe plastique d'origine et l'enveloppe matelassée suffisent.

Il est recommandé d'utiliser un tube à vis avec un joint torique pour stocker l'extrait d'ADN pendant le transport afin d'éviter les fuites ou l'évaporation pendant le transport.

Des instructions détaillées sur le retour du matériel d'enquête sont fournies avec le senquête jeInstructions pour les programmes individuels.

Portail client myQAP

Le portail client myQAP continue de proposer davantage de fonctionnalités pour vous aider à surveiller les performances et à rationaliser vos processus EQA.

Les améliorations apportées au portail client continuent d'être déployées, grâce aux précieux commentaires que nous recevons de nos clients. Nous vous invitons à partager vos suggestions et expériences via le bouton de commentaires du portail, afin de nous aider à façonner la meilleure solution possible. Pour rester informé des dernières fonctionnalités et mises à jour, visitez le site dédié 'Quoi de neuf' sur notre site Internet. Vous y trouverez des informations détaillées sur nos développements en cours et sur les avantages qu'ils vous apportent.

Pour obtenir de la documentation, des didacticiels et des procédures pas à pas pour vous aider à naviguer sur le portail myQAP, veuillez visiter notre site dédié site d'aide.

Saisie des résultats et rapports en ligne

Les résultats de l'enquête RCPAQAP sont soumis via le portail client myQAP. Le portail myQAP offre un point unique et pratique pour la soumission des résultats de l'enquête, la visualisation des rapports et l'enregistrement des mesures correctives.

Nous travaillons continuellement à améliorer l'expérience client via notre portail client. Vous aurez accès aux nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de leur déploiement.

Pour plus d'informations sur la manière d'utiliser le processus de saisie des résultats et de révision des rapports dans le portail myQAP, cliquez sur aide.

Élimination des éléments de test de compétence du RCPAQAP

Toute partie des éléments de test de compétence du RCPAQAP (échantillons) qui n'est pas utilisée par le participant doit être détruite de la manière requise par toute loi ou organisme de réglementation pour l'élimination des déchets potentiellement biodangereux.

Politique relative aux résultats tardifs et modifiés

Les participants qui souhaitent modifier les résultats doivent déposer une demande en utilisant le RCPAQAP Portail myQAP. Les courriels directs concernant les résultats tardifs/modifiés ne seront plus acceptés. Tous les résultats tardifs et/ou modifiés doivent être fournis dans les 4 semaines suivant la publication du rapport. Pour plus de détails sur la politique, cliquez sur ici.

Autorisation des rapports

Conformément à la norme ISO 17043:2010, tous les rapports d'enquête sont autorisés par le responsable de discipline du RCPAQAP ou par un scientifique senior dûment qualifié.

Remise du rapport d'enquête

Le RCPAQAP a pour objectif de remettre les rapports d'enquête complétés à nos participants dès que possible afin que les laboratoires puissent identifier les erreurs systémiques et initier rapidement des mesures correctives. Dans certains programmes, les rapports préliminaires sont mis à disposition dans un délai de 2 à 5 jours. Pour les autres programmes, les participants peuvent s'attendre à recevoir les rapports d'enquête définitifs pour différents types de programmes, comme indiqué ci-dessous. Ces délais sont calculés à partir de la date de clôture de l'enquête.

• Programmes analytiques – 2-3 semaines
• Programmes qualitatifs – 3-4 semaines
• Programmes nécessitant une interprétation clinique et/ou une évaluation par un comité consultatif – 6 à 8 semaines
• Programmes techniques nécessitant la notation des lames ou des fichiers de séquençage par un comité technique – 8 à 10 semaines

Veuillez noter qu'il s'agit de délais de livraison estimés et que les clients seront informés rapidement en cas de retard.

Analyse du portail

L'accès aux données d'enquête est disponible sur notre plateforme Analytics le jour suivant la clôture de l'enquête (pour les participants qui ont soumis leurs résultats avant la clôture de l'enquête). La fonctionnalité d'analyse permet une analyse en temps réel des résultats qualitatifs et quantitatifs pour toutes les méthodes d'analyse. Pour obtenir de l'aide sur l'utilisation des analyses et sur la façon d'extraire les données de l'enquête, cliquez sur ici.

Droit de faire appel de l'évaluation

Conformément à la norme ISO 17043:2010, tous les participants ont le droit de faire appel de l'évaluation de leur performance. Cet appel doit être formulé en enregistrant une demande via le portail myQAP du RCPAQAP. Nous répondrons par écrit au participant pour l'informer du résultat de l'examen. Si, après examen, la cible désignée est modifiée, un rapport d'enquête modifié individuel sera émis. Tous les participants seront informés si un rapport doit être modifié.

Consultez les résultats tardifs/modifiés ci-dessus pour plus de détails.

Instructions pour visualiser les images virtuelles et configuration système requise

Configuration requise

UniView a été testé sur les dernières versions de Microsoft Edge et Google Chrome sur Windows, et Safari sur iPad et iPhone. Les navigateurs modernes répondant aux exigences suivantes devraient fonctionner :

• Prise en charge de HTML 5
• Prise en charge d'ECMAScript 5
• Une taille d'affichage minimale de 768 × 580 pixels pour les ordinateurs de bureau et de 320 × 568 pixels pour les téléphones mobiles.
• Cookies activés
• Prise en charge de WebGL pour visualiser les images de pathologie

Étalonnage du moniteur
Avant de visionner des images de diapositives virtuelles, vous devez vous assurer que votre moniteur peut distinguer au moins un minimum de contraste visuel. Vous trouverez des détails sur la façon d'étalonner votre moniteur ici.

Raccourcis Sectra

Calibrer votre moniteur

Vidéo d'instruction

Don de matériel au RCPAQAP

Le RCPAQAP propose de nombreux types d'éléments de test de compétence (échantillons) et rencontre parfois des difficultés pour obtenir des échantillons dignes d'intérêt ou difficiles à diagnostiquer. De nombreux tests étudiés ne disposent pas d'échantillons appropriés disponibles dans le commerce, et le RCPAQAP acquiert donc des échantillons en demandant des dons de patients donneurs appropriés, soit par référence, soit en surplus à des fins diagnostiques ou thérapeutiques.

Les donneurs sont recrutés et le surplus de matériel diagnostique et thérapeutique est obtenu auprès de laboratoires sous-traitants du RCPAQAP.

Si votre laboratoire peut vous aider à fournir du matériel, veuillez contacter le RCPAQAP via le Portail myQAP.