Recopilación de datos e ingreso de resultados

Para recopilar datos, es necesario configurar el LIS y los sistemas de notificación de incidentes. Esto requiere la participación y colaboración de su equipo de TI. Los códigos para cada incidente deben configurarse en su LIS, que pueden añadirse a los historiales clínicos. Posteriormente, estos códigos pueden generarse como un informe que muestra la cantidad de cada código. Algunos errores pueden reportarse como fallos de proceso en los sistemas de notificación de incidentes; estos errores deberán añadirse a los resultados/informe del LIS. No recomendamos mantener registros manuales, ya que suelen ser inconsistentes y los resultados inexactos.

Los resultados se reportan como una tasa (incidencia por cada 100,000 episodios). Esto significa que necesitamos el número total de episodios procesados por su centro durante el trimestre para calcular las tasas de incidencia. Un episodio se define como una o varias solicitudes, accesiones y muestras obtenidas del paciente simultáneamente.

Cálculo de tasa = (número de incidentes/número de episodios) x 100.000

La evaluación de las calificaciones se basa en el 80% de los participantes que se encuentran dentro de un rango establecido, basado en el mejor desempeño. Las calificaciones superiores al límite de revisión del 80% se resaltarán para su revisión.

Registros de hijas

Cada organización o empresa debe tener una inscripción en KIMMS. Sin embargo, las inscripciones posteriores para otros centros de la misma organización deben considerarse inscripciones secundarias. Estas inscripciones se venden a un precio mínimo. Además de usar las inscripciones secundarias para centros adicionales, también pueden utilizarse para dividir los incidentes entre los recopilados por sus propios recolectores (empleados por la empresa de patología) y los de otros recolectores. Esto permitirá a los participantes analizar una causa raíz reconocida de los incidentes: se sabe que algunos recolectores no cumplen con los requisitos de recolección y etiquetado preanalíticos.

KIMMS reconoce que algunas áreas especializadas de patología presentan diferentes niveles de incidencia, por ejemplo, las colecciones pediátricas, las colecciones de transfusión y las colecciones de anatomía patológica. Reportarlas como un registro secundario resultará en datos demasiado fragmentados para una evaluación comparativa significativa. Por favor, no las reporte como registros secundarios. El Comité Asesor de KIMMS está desarrollando un método alternativo de comparación.

Opciones para la fuente de episodios/incidentes

Para facilitar la evaluación comparativa, KIMMS ha incorporado opciones a las categorías de Solicitud y Recolección. Estas reflejan el origen (o entorno) del paciente al momento de la recolección de la muestra. Son:

Paciente interno—cuando el paciente haya sido ingresado en un hospital durante al menos una noche.

Paciente externo—donde el paciente asiste a una clínica administrada por el hospital en sus instalaciones. También incluye pacientes externos y centros de tratamiento oncológico.

Departamento de Emergencias—donde el paciente acude al servicio de urgencias de un hospital para recibir atención aguda y urgente. También conocido como Urgencias, Urgencias y Sala de Urgencias.

Comunidad—donde la solicitud puede generarse en cualquier lugar, pero las muestras se recolectan en un entorno distinto a los mencionados. Por ejemplo, una consulta médica o clínica, un centro de recolección de una organización de patología, una residencia de ancianos, un domicilio particular o una clínica en el lugar de trabajo.

Para dividir los incidentes en estas opciones, su LIS debe poder identificar el origen del paciente. Si esto no es posible, los resultados se reportan como Mixtos. Es importante tener en cuenta que los resultados deben dividirse en opciones o reportarse como mixtos. No es posible reportar algunos resultados bajo opciones y otros bajo mixtos. Si una organización desea separar, por ejemplo, su Servicio de Urgencias de otros resultados, debe elegir una de las opciones restantes para reportar el resto de sus resultados; esta probablemente sería "Pacientes hospitalizados" para laboratorios hospitalarios y "Comunidad" para laboratorios de patología privados. El número total de episodios en cada opción, conocido como Episodios de Opciones, es un requisito. Esto permite comparar las tasas de cada opción entre los participantes.

Otra información recopilada

El programa KIMMS recopila información adicional que puede utilizarse para evaluar mejor su laboratorio. Esto incluye el tamaño de su laboratorio u organización en términos del número de episodios analizados por trimestre. Se solicita a los participantes que indiquen si su laboratorio es pequeño (menos de 10 000 episodios por trimestre), mediano (entre 10 000 y 100 000 episodios por trimestre) o grande (más de 100 000 episodios por trimestre).

La persona que recolecta las muestras de patología puede tener un efecto significativo en la calidad de la recolección. Cuando las empresas de patología capacitan a su personal para la recolección de sangre, orina e hisopos, se les define en KIMMS como "recolectores propios". Las muestras de anatomía patológica, citología, LCR y gases arteriales son recolectadas por médicos, y muchas muestras hospitalarias (en particular, las de urgencias) son recolectadas por personal de enfermería. Estos se conocen como "otros recolectores" o "recolectores no supervisados por el participante". Se solicita el porcentaje de recolectores propios frente a otros para cada opción de la encuesta de KIMMS.

Las solicitudes electrónicas se utilizan para aumentar la eficiencia y reducir los incidentes de registro de exámenes. Una solicitud electrónica se define como una solicitud que se carga en el LIS en lugar de ingresarse manualmente. Esto difiere de una solicitud electrónica, que debe ingresarse manualmente en el LIS. La proporción de solicitudes electrónicas con respecto a las solicitudes ingresadas manualmente se consulta en KIMMS como parte de la categoría de registro de exámenes.

• La mayoría de las solicitudes se reciben como eRequests: >75%
• Se recibe una combinación de solicitudes electrónicas y solicitudes ingresadas manualmente: 25-75%
• La mayoría de las solicitudes se ingresan manualmente en el LIS: <25%

Puntos a tener en cuenta al ingresar resultados

• Debes ingresar la cantidad total de episodios. Sin esta información, la encuesta no es válida y tus resultados se eliminarán del informe.
• Los episodios ingresados en las categorías de Pacientes hospitalizados, Ambulatorios, Urgencias y Comunidad deben sumarse para igualar el total de episodios. Si solo informa una opción, el total de episodios debe ser igual a los episodios de esa opción.
• No ingrese números de episodios para las opciones a menos que esté monitoreando incidentes dentro de la opción.
• No elija el “porcentaje de episodios recopilados por sus propios recopiladores” para una opción a menos que esté monitoreando incidentes dentro de la opción.
• Ingrese un resultado cero solo si está monitoreando el incidente y no obtuvo ninguno para esta encuesta. Si no lo está, deje el cuadro de resultados en blanco.
• Los incidentes solo se pueden registrar bajo las 4 opciones: Paciente hospitalizado, Paciente ambulatorio, Departamento de emergencias y Comunidad. O En la categoría "Mixto". Para quienes ingresen datos en cualquiera o todas las opciones, los resultados se reportan para cada una de las opciones respondidas, se suman automáticamente y se les informa como "mixto".

Análisis de resultados

Se pide a los participantes que registren el número de episodios y el número de incidentes por trimestre del año.

Un episodio suele estar cubierto por una única solicitud y puede constar de una o más muestras. Puede incluir más de una solicitud, pero las muestras se recogen al mismo tiempo: es decir, las muestras recibidas juntas en una bolsa con un formulario de solicitud equivalen a un episodio.

Se deben contabilizar todos los incidentes registrados, independientemente de que conduzcan a rechazo o no.

Cada incidente específico informado a KIMMS se calcula por cada 100.000 episodios (número de incidentes dividido por el número de episodios, multiplicado por 100.000), lo que se conoce como tasa. Los incidentes registrados de “solicitudes de pruebas”, “recolección” y “transporte y almacenamiento” se separan en el número de episodios registrados de pacientes hospitalizados, ambulatorios, comunitarios, de urgencias y opciones mixtas.

Los incidentes registrados en “registro de prueba”, “analítico” y “postanalítico” se calculan respecto del número total de episodios.

Las tasas de incidentes se comparan con grupos de pares y se marcan en rojo si están fuera de los de mejor desempeño, lo que se establece en 80% de todos los resultados.

A continuación se ofrece un ejemplo de los análisis.

Encuesta:¹ KM-23-01

Episodios de pacientes hospitalizados:² 536502

Episodios ambulatorios:² 101011

Episodios de la comunidad:² 150

Departamento de Emergencias:² 102052

TODOS LOS EPISODIOS:³ 739715

Muestra o solicitud sin etiquetar10	130	24.2	28.0
Muestra o solicitud de identificación del paciente insuficiente10	230	43.08	40.0
No hay coincidencia de identificación entre la muestra y la solicitud10	287	53.0	60.0
Muestra de paciente equivocado10	3	0.6	0.8
Paciente interno4 – Incidente de identificación de colección5	Resultados6	Tasa7	Corte 80%9

Referencias

1. Número de encuesta: Año y número de encuesta.

2. Episodios opcionales: Episodios que se recibieron desde una ubicación específica.

3. Todos los episodios: Número total de episodios de todas las opciones de ubicación.

4. Opción.

5. Categoría: Las categorías de incidentes comprenden solicitud de prueba, recolección, transporte y almacenamiento, registro de prueba, análisis y posanálisis.

6. Resultado bruto: según lo informado a KIMMS por el participante.

7. Tasa: Incidencias por cada cien mil episodios “Cálculo = resultado / episodios) x 100.000”. Del ejemplo anterior “tasa por muestra o solicitud sin etiquetar” = 130 / 536502 x 100.000.

8. Evaluación de resultados: si la tasa de incidentes es superior a 80% de los participantes con mejor desempeño, el incidente se marca como que requiere revisión. Estos incidentes se enumerarán en el resumen del informe.

9. Punto de corte 80%. Los resultados se calcularán a partir de todos los resultados recibidos.

10. Incidente específico.

Resultados acumulados

Los resultados se representan de forma acumulativa en un gráfico de líneas continuas. En los informes se presenta un gráfico para cada opción y tipo de incidente, que muestra las tasas de las últimas seis encuestas.

Resumen general del rendimiento

El resumen general del desempeño destaca cualquier “incidente” que haya registrado una tasa superior a 80% de todos los participantes. Esto se presenta en una tabla, que incluye columnas para la calificación de Consecuencia, Probabilidad y Detectabilidad (tablas 1 a 3). El Comité Asesor de KIMMS ha predeterminado la calificación de consecuencia, por lo que este campo se completa previamente.

Parámetro fuera de los límites permitidos	Calificación de consecuencia	Clasificación de probabilidad	Índice de detectabilidad	Puntuación de riesgo	Respuesta organizacional
Paciente hospitalizado: tasa de hemólisis = 400	2	5	1	10	Ejemplo: Aunque se trata de un incidente de bajo riesgo, es alto en comparación con los pares y nuestros cobradores (0,2). Reunión con el hospital organizada el 7/10/22

El texto azul claro resalta los resultados que los participantes deben completar.

Todos los informes están disponibles en mi QAP en la pestaña Informes y una guía para interpretar el informe estará disponible en la Sitio web de RCPAQAP.

Revisión de resultados

Se recomienda que los participantes revisen sus resultados aplicando la calificación de probabilidad y detectabilidad para determinar la puntuación de riesgo (Tablas 1-3). La puntuación de riesgo se calcula multiplicando las tres calificaciones (calificación de consecuencia x calificación de probabilidad x calificación de detectabilidad). La puntuación de riesgo se puede utilizar como una guía para el riesgo organizacional y, a partir de ahí, se toma una decisión sobre el siguiente paso o pasos.

En el ejemplo anterior, la calificación de consecuencia, probabilidad y detectabilidad arroja una puntuación de riesgo de 10. Esto se consideraría de bajo riesgo. Aparte de señalar que el riesgo es mayor que el de otras recolecciones de pacientes hospitalizados de participantes, es poco probable que se requiera alguna acción inmediata adicional. Este incidente debe ser monitoreado de cerca para garantizar que no empeore.

Puntuación de riesgo

La puntuación se calcula multiplicando las consecuencias (Tabla 1) x probabilidad (Tabla 2) x detectabilidad (Tabla 3)

Tabla 1: Escala de consecuencias

Escala	Nombre	Definición
1	Insignificante/Mínimo	Mínimo, demora, inconveniente
2	Marginal/Menor	Se requiere recordar
3	Significativo/Moderado	Manejo tardío (no maligno) y/o tratamiento médico
4	Serio/Importante	Diagnóstico tardío (maligno) y/o tratamiento quirúrgico
5	Crítico/catastrófico	Daños graves a varios pacientes y/o muerte del paciente

 

Tabla 2: Escala de probabilidad

Escala	Nombre	Ejemplo de definición
1	Extraño	<1/año
2	Improbable	1 por año
3	Ocasional	1 por mes
4	Probable	1 por semana
5	Frecuente	1 por día o más

 

Tabla 3: Escala de detectabilidad

Escala	Nombre	Definición
1	Detectado	>95%
2	Más detectado	75-95%
3	Medio detectado	25-75%
4	La mayoría no detectado	<5-25%
5	NO detectado	<5%

 

Informe del KIMMS

Una vez enviados los datos para la encuesta KIMMS, recibirá un informe una vez finalizado el análisis y la revisión de los datos. El informe KIMMS sigue el formato general de todos los informes del RCPAQAP: un resumen general, sus resultados comparados con los de otros y, finalmente, un gráfico acumulativo que muestra el rendimiento continuo.

El informe incluye una página de Resumen de Rendimiento que muestra los resultados enviados, incluyendo el cálculo de la tasa (incidentes por cada 100.000 episodios) para cada opción reportada. El número total de episodios, así como la cantidad de episodios de origen del paciente, se resumen en la parte superior. A continuación, se listan la cantidad de incidentes y las tasas calculadas para cada opción de origen (IP = Pacientes hospitalizados, OP = Pacientes ambulatorios, COMM = Comunidad, ED = Servicio de urgencias).

Las tasas que son superiores al límite de corte 80% se resaltan en rojo como aquellas que necesitan revisión y se informan en la tabla de rendimiento general, lo que permite realizar un cálculo de riesgo.

A continuación de la página Resumen de Rendimiento se encuentra la sección Rendimiento General, que destaca cualquier incidente que haya registrado una tasa superior a 80% entre todos los participantes. Esto se presenta en una tabla con columnas para las calificaciones de Consecuencia, Probabilidad y Detectabilidad. El Comité Asesor de KIMMS ha predeterminado la calificación de consecuencia, por lo que este campo ya está rellenado. Esta tabla puede utilizarse para evaluar el riesgo que los incidentes marcados representan para su organización, consultando la Tabla de matriz de riesgos KIMMS.

 

Las siguientes páginas del informe son gráficos de dispersión que resaltan los resultados de su organización en relación con todos los demás resultados recibidos por opción o categoría.

• Eje X – Tipo de incidente registrado.
• Eje Y: tasa basada en el número de incidentes por cada 100 000 episodios.
• mediana – Valor mediano calculado a partir de todos los resultados devueltos.
• Punto de corte de revisión: La línea roja indica el punto de corte para el mejor rendimiento del 80%. También se muestra el valor de cada punto de corte.
• Valor atípico: los incidentes mayores a una tasa de 1000 incidentes por cada 100 000 episodios se reducen a esta línea gris para permitir una mejor visibilidad de los valores restantes.

La siguiente sección del informe incluye gráficos acumulativos para cada fuente y categoría de opción. Estos incluyen los resultados de las seis encuestas anteriores para cada incidente específico, lo que permite a los participantes monitorear los cambios a lo largo del tiempo. Esto resulta especialmente útil cuando se han realizado cambios para reducir los riesgos. Sus resultados se muestran en azul; los demás laboratorios para la opción se muestran en gris.

 

A continuación se muestra un ejemplo de gráficos acumulativos que representan el rendimiento de las últimas seis encuestas.

Cálculo del riesgo

RCPAQAP desea reconocer y agradecer a Belinda Pope por su contribución a la siguiente información.

El riesgo es la posibilidad de que ocurra algo malo. Su cuantificación suele evaluarse considerando las consecuencias de un evento y la probabilidad de que este ocurra.

Modelo de queso suizo

Cuantos más controles tengamos establecidos, más posibilidades tendremos de detectar errores que hayamos detectado antes y, por tanto, no habrá consecuencias negativas.

Las matrices de riesgo bien establecidas incluyen la relación entre consecuencia y probabilidad. La consecuencia varía de insignificante a catastrófica, y la probabilidad, de rara a frecuente. Al multiplicar la consecuencia por la frecuencia, se obtiene una puntuación de riesgo. Esta puntuación ayuda a identificar dónde se encuentran los mayores riesgos.

Consecuencia / Probabilidad	Raro (<1/año)	Poco probable (1 por año)	Ocasional (1 al mes)	Probable (1 por semana)	Frecuentes (1 por día o más)
Insignificante (mínimo Retraso, inconveniente	1	2	3	4	5
Marginal (menor) Se requiere recuerdo	2	4	6	8	10
Significativo (moderado) Manejo tardío (no maligno) y/o tratamiento médico	3	6	9	12	15
Grave (mayor) Diagnóstico tardío (maligno) y/o tratamiento quirúrgico	4	8	12	16	20
Crítico (catastrófico) Daños graves a varios pacientes y/o muerte del paciente	5	10	15	20	25

 

A menudo el CONSECUENCIA de un peligro no puede ser alterado.

Pero el PROBABILIDAD Se puede disminuir la probabilidad de que ocurra el evento.

Consecuencia: El comité asesor de KIMMS ha determinado esto para cada incidente. Consulte la hoja de definiciones. aquí.

 

ProbabilidadEn otros ámbitos, como WHS, la probabilidad se categoriza por frecuencia; por ejemplo, ocurre una vez al día. Sin embargo, en los laboratorios, la situación es muy diferente, ya que se evalúa por el número de episodios, por ejemplo, uno entre 100.000. Por lo tanto, la probabilidad depende del tamaño del laboratorio y de la frecuencia con la que se observan los incidentes. Un incidente frecuente se observa potencialmente una vez al día o uno cada 10.000 episodios. Por lo tanto, cada laboratorio debe considerar su propia definición de probabilidad en función de su tamaño.

Escala	Nombre	Ejemplo de definición
1	Extraño	< 1/año
2	Improbable	1 por año
3	Ocasional	1 por mes
4	Probable	1 por semana
5	Frecuente	1 por día o más

 

Estudios de casos que aplican el riesgo:

Ejemplo 1 – Muestra sin etiquetar

• Posibilidad de que la muestra se registre en el paciente equivocado
• Si la muestra tiene un resultado anormal
  • Potencialmente se tratará al paciente equivocado
  • Las decisiones de tratamiento se basarán en el resultado.
  • Tratamiento tardío para el “propietario” de los especímenes
• Posibilidad de que un resultado crítico no se comunique al paciente correcto

Consecuencia = Catastrófico (5)

Probabilidad = Improbable (3)

Puntuación de riesgo = 5*3 = 15

 Puntuación de riesgo moderado

Ejemplo 2: Sangre incorrecta en el tubo (WBIT)

• Los resultados de ambos especímenes podrían estar dentro de los límites de referencia.
  • El daño potencial para ambos pacientes es insignificante
• Una de las muestras tiene un resultado anormal.
  • Posibilidad de retrasar el tratamiento de un paciente
  • El otro paciente podría recibir un tratamiento innecesario (riesgo adicional)
  • Resultado crítico no informado, potencial de ser catastrófico para el/los paciente(s)

Consecuencia = Catastrófico (5)

Probabilidad = Ocasional (2)

Puntuación de riesgo = 5*2 = 10

 También puntuación de riesgo moderada

Dos escenarios diferentes con niveles de riesgo similares: ¿pero es un escenario peor que el otro?

De aquí proviene el concepto de detectabilidad Del riesgo que entra.

Detectabilidad

• Algunos problemas no siempre son detectables, por ejemplo, WBIT

• La detección se basa en

-El coleccionista/médico reconoció que había un problema con la colección.

-Historia previa del paciente

• La frecuencia de este problema es oculta e incierta, por lo que solo es la punta del iceberg.

A veces, los peligros son poco detectables y, por lo tanto, se les asigna una puntuación de probabilidad baja. Esto da lugar a una subestimación del riesgo, lo que resulta en una puntuación de riesgo más baja.

Otros peligros que existen muy detectable tendrá una puntuación de probabilidad más alta y se les da una puntuación de riesgo más alta. Riesgos que existen detectable a menudo tienen más medidas de control establecidas para mitigar el riesgo.

Mirando los estudios de casos anteriores y la detectabilidad –

Muestra sin etiquetar

– Consecuencia = Catastrófico (5)

– Probabilidad = Ocasional (3)

– Detectabilidad = Detectado (1)

– Puntuación de riesgo = 5 * 3 * 1 = 15

 La puntuación de riesgo sigue siendo la misma porque el riesgo se mitiga al ser fácilmente detectable.

WBIT

– Consecuencia = Catastrófico (5)

– Probabilidad = Improbable (2)

– Detectabilidad = No detectado (5)

– Puntuación de riesgo = 5 * 2 * 5 = 50

El nivel de riesgo aumenta significativamente, resaltando su gravedad ya que es prácticamente indetectable.

 

Tabla de puntuación de riesgo que incluye detectabilidad con puntuación de semáforo

	Extraño	Improbable	Ocasional	Probable	Frecuente
Insignificante (mínimo)	1	2	3	4	5
Marginal (menor)	2	4	6	8	10
Significativo (moderado)	3	6	9	12	15
Grave (mayor)	4	8	12	16	20
Crítico (catastrófico)	5	10	15	20	>25

Refiriéndose nuevamente al informe, KIMMS asigna un puntuación de consecuencia Dependiendo del incidente marcado. Luego, es parte de la revisión asignar un puntuación de probabilidad en función de su organización y la probabilidad de que ocurra el incidente y una puntuación de detectabilidad Se basa en la capacidad de su organización para detectar el incidente. Estos valores se multiplican para obtener una puntuación de RIESGO Total, que puede utilizarse como guía para el riesgo organizacional. A partir de ahí, se deciden los siguientes pasos.

A continuación se muestra un ejemplo de una tabla de desempeño general revisada, que muestra en qué ha decidido centrarse una organización en función del puntaje de riesgo total (encerrado en un círculo).